Mail merge ialah salah satu fitur yang disediakan oleh hampir tiruana versi microsoft word baik microsoft word 2007, 2010, ms word 2013 maupun word 2016.
Jika anda pemula anda mungkin akan seditit bertanya terkena mail merge ini, alasannya ialah saya pun doloe saat pertama kali mengenalnya sempat sedikit gundah apa itu mail merge dan apa fungsinya, namun setelah mencoba fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.
Mail merge (menggabungkan surat) ialah sebuah fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat masal atau surat yang akan ditujukan kepada nama dan alamat tidak sama dalam jumlah yang banyak dengan sangat mudah dan cepat.
Untuk memahami mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk membuat surat permintaan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang biar mereka sanggup menghadiri rapat.
Tentu saja walaupun isi surat sama, nama dan alamat surat niscaya tidak sama betul !,
Ketika membuat surat menyerupai itu, maka ada banyak alternatif cara menciptakannya diantaranya:
Jika anda pemula anda mungkin akan seditit bertanya terkena mail merge ini, alasannya ialah saya pun doloe saat pertama kali mengenalnya sempat sedikit gundah apa itu mail merge dan apa fungsinya, namun setelah mencoba fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.
Mail merge (menggabungkan surat) ialah sebuah fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat masal atau surat yang akan ditujukan kepada nama dan alamat tidak sama dalam jumlah yang banyak dengan sangat mudah dan cepat.
Untuk memahami mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk membuat surat permintaan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang biar mereka sanggup menghadiri rapat.
Tentu saja walaupun isi surat sama, nama dan alamat surat niscaya tidak sama betul !,
Ketika membuat surat menyerupai itu, maka ada banyak alternatif cara menciptakannya diantaranya:
- Membuat satu lembar surat pada dokumen microsoft word, kemudian print satu kali-satu kali, setiap kali sebelum diprint ganti nama dan alamat surat sesuai dengan nama undangan.
- Membuat surat dengan jumlah lembar dokumen ms word sesuai dengan jumlah permintaan rapat dimana setiap satu lembar surat sudah dimasukkan nama dan alamat undangan.
Teknik di atas tentu saja kurang efektif, alasannya ialah pengerjaannya akan memakan waktu dan tenaga, jikalau 1, 2, 3 surat mungkin akan gampang, namun bagaimana jikalau 100 atau 1000 surat, tentu akan repot kita,
Nah cara terbaik yang paling mudah dan mudah ialah dengan memanfaatkan fitur mail merge.
melaluiataubersamaini memakai mail merge membuat surat masal menyerupai itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja yaitu:
- Membuat 1 lembar surat
- Menyediakan daftar nama dan alamat undangan, data sanggup dibentuk memakai table microsoft word atau memakai ms excel.
- Mengaitkan surat dengan data undangan
- Print Surat, secara sekaligus.
melaluiataubersamaini memakai mail merge, walaupun surat yang dibentuk spesialuntuk di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data undangan yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan mempunyai nama dan alamat permintaan tidak sama-beda sesuai dengan data nama undangan.
Oh ya, selain membuat surat permintaan masal, mail merge juga banyak dipakai saat kita ingin menciptakan label undangan biar pembuatan label permintaan lebih cepat dan rapi.
Teknik Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label permintaan dan surat masal
Langkah-langkah memakai mail merge untuk membuat surat masal dengan memakai sumber data dari microsoft excel ialah sebagai diberikut:
Langkah # 1: Siapkan data Excel
Langkah pertama yang harus anda lakukan ialah menyiapkan data yang meliputi nama dan alamat di microsoft excel.
a. Buka microsoft excel
b. Buat Daftar nama dan alamat menyerupai terlihat pada gambar di bawah ini:
c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya tidakboleh hingga lupa, file excel yang meliputi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word, tidakboleh lupa juga mungkin data excel anda akan mempunyai kegunaan di kemudian hari jadi simpan baik-baik.
Langkah #2: Buat Surat di MS Word
Selanjutnya setelah anda menyiapkan data di ms excel ialah membuat surat di microsoft word, sebagai referensi kurang lebih kelihatan menyerupai gambar di bawah ini:
Surat di atas, isi surat sama namun nama dan alamat akan tidak sama sesuai kepada siapa surat akan ditujukan,
Oleh alasannya ialah itu untuk nama dan untuk alamat kita akan ambil datanya dari microsoft excel dihubungkan dengan memakai fitur mail merge.
Langkah #3: Aktifkan Fitur mail merge
Sesudah anda menyiapkan data nama permintaan dan menyiapkan format suat, selanjutnya ialah menghubungkan surat di ms word dan data di microsoft excel memakai mail merge.
Langkah-langkahnya sebagai diberikut:
a. Buka surat anda di microsoft word.
b. Pilih sajian Mailing > mail merge > leters
c. Sesudah itu Pilih sajian Mailing > Select Recipients >Use existing List...
d. Kemudian pilih file excel yang meliputi data nama permintaan yang sudah anda siapkan sebelumnya
Misal nama file excel yang saya gunakan namanya ialah data pegawai.xlsx, kemudian tekan open.
Kemudian pilih Sheet$1, alasannya ialah kebetulan data pegawai sebelumnya yang saya buat di excel ada di sheet$1, kemudian OK.
e. Selanjutnya Arahkan kursor di bab yang ingin diisi dengan data dari excel,
Untuk perkara ini ialah data nama dan alamat yang ingin di undang.
Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah goresan pena Kepada Yth, hapus jikalau ada goresan pena disana, kemudian pilih sajian Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga muncul <<Nama>>
Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah goresan pena Di, hapus goresan pena disana jikalau ada, kemudian pilih sajian Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan muncul <<Alamat>>
Sehingga kesannya kelihatan menyerupai gambar di bawah ini:
referensi mail merge.
Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah berhasil.
Langkah #4: Cetak / Print Surat Undangan
Jika proses di atas final dilakukan, langkah selanjutnya ialah mencetak surat permintaan mail merge.
Untuk mencetak surat permintaan yang memakai mail merge caranya ialah sebagai diberikut:
Teknik 1:
Pilih sajian Mailing > Finish & Merge > Edit individual document.
Maka akan terbuka dokumen gres yang meliputi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat peserta tidak sama-beda, anda sanggup mengeditnya jikalau diperlukan.
Anda sanggup melaksanakan print disana dengan menentukan sajian File > Print.
Teknik 2:
Teknik kedua untuk mencetak dokumen mail merge ialah melalui sajian Mailing > Finish & Merge > Print Documents...
Pilih opsi yang tersedia;
- All, untuk mencetak seluruh dokumen surat
- Current Record, mencetak halaman dimana kursor berada.
- From.... to...., mencetak halaman tertentu
Menurut saya untuk print dokumen mail merge, lebih baik menentukan cara 1, biar dokumen yang ingin diprint sanggup terkontrol.
Oh ya, selain membuat surat permintaan masal, mail merge juga banyak dipakai saat kita ingin menciptakan label undangan agar pembuatan label permintaan lebih cepat dan rapi.
Itulah terkena Teknik Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label permintaan dan surat masal